Newsroom-Prozesse: So legen wir los

Mit dem gemeinsamen Verständnis eines Newsrooms, dem Commitment der Führung zu dieser neuen Arbeitsweise sowie den definierten Rollen ist vieles auf „GO“. Doch wie durchstarten? Wo sollen wir anfangen?

Es braucht Prozesse, die für alle klar sind! Denn sie strukturieren unsere Zusammenarbeit, sorgen für die notwendige Transparenz und ermöglichen den Wissenstransfer. Nur wenn wir wissen, wann wer aktiv wird, beginnt es rund zu laufen.

Kein Raketenstart: Niemals von 0 auf 100

Auf jeden Fall empfehle ich dir eine Roadmap für die Einführung des Newsrooms zurechtzulegen. Keinesfalls solltest du im stillen Kämmerchen alleine alles vorbereiten und am Tag X auf den Start-Knopf drücken. Die Etablierung eines Newsrooms ist ein riesiger Change-Prozess, an dem viele Personen mitarbeiten und der mindestens ein Jahr dauert.

Tipp: Starte mit ein oder zwei Themen, deren Inhalte du über den Newsroom spielst. Sammle Erfahrung mit Themen- und Kanalmanagement und nutze die Erkenntnisse dafür, erste Learnings im Gesamt-Rollout zu berücksichtigen.

Im neuen Fachbuch „Corporate Newsroom 2.0“ schlagen die Autoren eine Roadmap mit folgenden Schritten vor:

1. Initialisierung & Vision
2. Analyse & Design
3. Pilot
4. Technische & organisatorische Umsetzung
5. Skalierung & Integration
6. Gewöhnung & Kulturarbeit

Der Kernprozess als Kreislauf

Zusammenarbeit und Austausch sind der Antrieb hinter jedem Newsroom. Wie dieser Austausch in der täglichen Arbeit aussieht, das beschreiben Prozesse. Ausgangspunkt ist folgender Kernprozess mit acht Stufen, die den Weg eines Themas oder einer Information durch den Newsroom in die bestimmten Kanäle beschreibt.

1. Themenvorschlag: Ob abgeleitet aus der Unternehmensstrategie oder als simple Idee eines Team-Mitglieds – ein Themenvorschlag kann aus den unterschiedlichsten Ecken kommen und wird im Newsroom zentral gesammelt.
2. Bewertung: Die bzw. der CvD entscheidet, ob das Thema weiterverfolgt wird. Das kann schnell gehen (weil tagesaktuell) oder ein langes Kommunikationsprojekt in der Zukunft (mit Vorlaufzeiten von mehreren Monaten) sein.
3. Planung & Briefing: Vom CvD kommt der Auftrag, Umfang und Timing wird gemeinsam festgelegt. Die Themen-Manager*innen bekommen den Auftrag zu recherchieren.
4. Produktion: Jetzt kommt die inhaltliche Arbeit – Recherche, Texte, Videos, etc. entstehen in diesem Schritt – dabei ist das Themen-Management im Lead.
5. Freigabe: Im Zentrum des Newsrooms – bei der Chefin vom Dienst bzw. dem Chef vom Dienst – läuft alles zusammen.
6. Anpassung an Kanal: Die produzierten Inhalte landen bei den Kanal-Verantwortlichen, die diesen bei Bedarf auf die Anforderungen ihres Channels anpassen. In der Praxis sind Kanal-Manager*innen natürlich schon früher eingebunden, um möglichst effizient zu arbeiten.
7. Publikation: Raus in die Welt – egal ob extern oder intern, egal ob digital oder analog. Die Inhalte werden veröffentlicht.
8. Analyse: Reporting, Bewertung und Empfehlungen für die Zukunft machen den Newsroom ständig besser.

Muster-Prozesse gemeinsam entwickeln und dokumentieren

Umgelegt auf das Newsroom-Organigramm könnte der Ablauf so aussehen.

Auf den ersten Blick ist das etwas verwirrend, doch ich kann nur empfehlen, vorab mehrere Szenarien gemeinsam durchzudenken. Entwickelt im Team Muster-Prozesse, die eine Blaupause für die künftige Zusammenarbeit sind. Das ist zeitintensiv und kräfteraubend – ihr werdet allerdings nicht drum herum kommen. Denn diese Prozesse schaffen auf der einen Seite Verbindlichkeit (alle waren bei der Entwicklung dabei) und Transparenz (in neuen Situationen könnt ihr drauf zurückgreifen).

Bei einem Kunden haben wir im Rahmen eines Workshops fünf Muster-Prozesse durchgesprochen und durchgedacht. Das stößt einen Umdenkprozess an, der für die Etablierung des Newsroom-Modells unerlässlich ist.

Tools und Hilfsmittel

Themen, Kanäle, Prozesse und Commitment vor Tools. Wer nicht auf die Unterstützung des Teams bauen kann und künftige Abläufe nicht gemeinsam definiert hat, dem kann das beste Tool nicht helfen. Ein teures Programm kann keine strukturellen Probleme lösen oder Missverständnisse aufklären. Es ist ein Hilfsmittel, das Stärken und Schwächen der Team-Kommunikation verstärkt.

Der Newsroom ist kein Raum, der Newsroom ist kein Programm – der Newsroom ist ein Verständnis für gemeinsame Kommunikationsarbeit.

Für echte Pros (mit Budget): Newsroom-Tools

Jeder Newsroom ist so individuell wie die Organisation selbst. Solltet ihr also Budget für technische Unterstützung haben, macht euch auf die Suche nach einer individuellen Lösung. Klärt vorab, in welchen konkreten Fällen eine Software unterstützen kann – und trefft danach die Entscheidung.

Hier folgen beispielhaft ein paar Tool-Empfehlungen, die ich selbst nur aus Erfahrungsberichten anderer komprimiert habe (Reihenfolge beliebig).

• Contentbird: bringt Struktur in komplexe Themenlandschaften, setzt verstärkt auf KI-Unterstützung
• Imory: Power für Monitoring und Analyse
• Kordiam (früher: Desk-Net): spielt Stärken aus der journalistischen Arbeit aus
• Publishr: schafft es, digitale mit analogen Kanälen zu verknüpfen
• Scompler: stark themenzentriertes Tool
• Uhub: Strategie und Daily Business auf einen Blick

Selbst habe ich mit einem Social Media-Publishing in Kombination mit einem kostenlosen Projektmanagement-Tool für agiles Arbeiten stets das Auslangen gefunden.

• Microsoft 365-Anwendungen wie SharePoint, Teams, OneDrive, Word, Excel mit geringen Einstiegshürden (weil allen bekannt) für kleine Teams
• Social Media-Tools wie Social Hub, Hootsuite, Later, Sprout Social, Buffer, Aorapulse, Hootsuite oder Swat.io: Kalenderansichten eignen sich sehr gut als Planungs- und Übersichtstool
• Kanban-Anwendungen wie Asana, Trello, Jira oder Notion: meist webbasiert, kostengünstig (Grundfunktionen auch kostenlos)

Nächster Schritt: Ins Tun kommen

Mit dem Basis-Wissen zu Prozessen, Rollen und den Eigenschaften eines Corporate Newsrooms solltest du jetzt beantworten können, ob das Modell etwas für dich ist. Ja, dann lass uns gemeinsam einen Plan für die nächsten Schritte machen.